Cele i efekty wdrażania zintegrowanych systemów informatycznych

wydany w Dodatek specjalny – 2015-2
  DRUKUJ

Fakt, że firmy nie mogą w dzisiejszych czasach funkcjonować bez systemów informatycznych, oznacza, iż w przestrzeni, w której działają firmy dostarczające oprogramowanie, nie ma już przedsiębiorstw komunalnych (zakładów wodociągowych, ciepłowniczych, zagospodarowania odpadów, administrujących zasobami mieszkaniowymi i lokalami użytkowymi), które nie wykorzystują jakiegoś oprogramowania wspomagającego zarządzanie. Nie mamy już – tak jak jeszcze 15-20 lat temu – do czynienia z przedsiębiorstwami, w których rachunkowość prowadzona jest w sposób tzw. tradycyjny (amerykanka, przebitkowa, rejestrowa). Aktualnie sposób tradycyjny oznacza rachunkowość komputerową. W nowo powoływanych spółkach – już na początku – zakłada się konieczność wdrożenia systemu informatycznego.

Ten artykuł jest dostępny dla wszystkich.

Czemu służą systemy informatyczne?

Z wielu definicji celów wdrażania zintegrowanych systemów, wspierających zarządzanie przedsiębiorstwem, wybrać można tę, która mówi o sprawnym dostarczaniu informacji służących podejmowaniu decyzji niezależnie od stopnia zarządzania, o poprawie efektywności zarządzania zasobami, uporządkowaniu procesów biznesowych realizowanych w organizacji, szybszym reagowaniu na zmiany zachodzące w otoczeniu, o automatyzacji i komforcie pracy użytkowników oraz o kreowaniu wizerunku firmy. W przypadku zmiany oprogramowania wdrożenie zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem jest okazją do uporządkowania procesów zachodzących w firmie. Jako przykład można podać przesunięcie odpowiedzialności za wprowadzanie danych do systemu do komórek, które te dane generują.

Przykład I

W przedsiębiorstwie, w którym wdrożony jest system informatyczny o niedostatecznej funkcjonalności, karty pracy dokumentujące czynności wykonywane przez pracowników tzw. fizycznych (np. brygady remontowe, brygady wywozowe, sortownicze itp.) wprowadzane są z reguły przez dział płac na koniec miesiąca, na podstawie dokumentów papierowych. Taki sposób ewidencji zapewnia prawidłowe i terminowe naliczenie wynagrodzenia, ale nie zapewnia bieżącej informacji o realizacji zleconych prac. Przesunięcie odpowiedzialności za bieżące wprowadzanie informacji o pracy podwładnych na brygadzistę bądź kierownika komórki w istotny sposób wpłynie na dostępność danych o czasie i ilości wykonanej pracy. Kadra kierownicza, odpowiedzialna za bieżącą realizację działań, może i wręcz powinna otrzymać narzędzie do sprawnego zarządzania operacyjnego. Taki moduł powinien umożliwiać m.in. planowanie, ewidencję i kontrolę: potrzeb materiałowych, czasu i ilości pracy, kosztów bezpośrednich, pośrednich, usług obcych, narzutów, ocenę postępu prac. Aby taki moduł mógł funkcjonować prawidłowo, musi być sprawnie zasilany informacją, powstającą w innych miejscach systemu. Jest wiele punktów styku z kartotekami innych modułów czy systemów: baza kontrahentów, pracownicy, stany i obroty magazynowe, rejestr faktur sprzedaży i zakupu, kartoteka środków trwałych, kartoteka infrastruktury sieciowej przedsiębiorstwa, kartoteka pojazdów i sprzętu, system finansowo-księgowy, rozrachunki itd. Dane ewidencjonowane i kontrolowane na najniższym szczeblu zarządzania stanowią wiarygodne dane wejściowe w dalszych procesach przetwarzania (np. naliczanie wynagrodzeń), solidną podstawę do sprawozdań i analiz na wyższym szczeblu zarządzania. Poprzez objęcie jednym, zintegrowanym systemem informatycznym wielu obszarów działalności przedsiębiorstwa mamy możliwość zarządzania różnorodnymi jego zasobami. Są to zarówno zasoby rzeczowe, jak i zapasy materiałowe, maszyny i urządzenia, zasoby osobowe, czyli pracownicy oraz zasoby finansowe, a więc środki pieniężne, należności i zobowiązania.

Przykład II

W przypadku zapasów materiałowych mamy do dyspozycji takie narzędzia jak analiza struktury wiekowej zapasów, kontrola stanów minimalnych i maksymalnych. W oparciu o faktyczne dane przeprowadzono analizę struktury wiekowej stanów magazynowych kilku podobnych branżowo przedsiębiorstw. W przypadku „Firmy 1” mamy do czynienia z przedsiębiorstwem, które wdrożyło zintegrowany system informatyczny i użytkuje go od dwóch lat. „Firma 2”, to przedsiębiorstwo pięciokrotnie mniejsze od „Firmy 1”, które właśnie zdecydowało się na zakup i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego. Zatem dużo większe przedsiębiorstwo utrzymuje zdecydowanie mniejsze zapasy magazynowe. Istotna jest tu nie sama wielkość zapasu magazynowego, która może posiadać uzasadnienie, ale szczególnie niekorzystna ilość zapasów składowanych ponad 360 dni. Możemy więc zadać pytanie: co jest powodem tego, że ten zapas być może nigdy nie zostanie wykorzystany? Dlaczego mamy tyle zamrożonych środków w postaci nadmiarowego zapasu magazynowego? Patrząc na prezentowane dane, można łatwo wywnioskować, że 59 tys. zł to roczne odsetki od kredytu w wysokości 590 tys. zł, oprocentowanego wg rocznej stopy odsetkowej w wysokości 10%. W przypadku „Firmy 2” w okresie wdrożenia systemu także wprowadzono skuteczną politykę zarządzania zapasem materiałowym w oparciu o system informatyczny, posiadający odpowiednie narzędzia, zarówno dla działu zaopatrzenia, magazynierów, finansowego, jak i dla zarządu, a sytuacja uległa diametralnej zmianie.

Modułowa budowa ułatwia rozbudowę systemu

Każde przedsiębiorstwo działa w pewnym otoczeniu biznesowym, społecznym i prawnym. System informatyczny powinien posiadać możliwość głębokiej parametryzacji, tj. dostosowania sposobu działania do zmieniających się reguł w jego otoczeniu, np. przepisów prawa. Taką parametryzację powinien móc przeprowadzić użytkownik, choćby z pomocą specjalisty z firmy świadczącej usługi serwisowe. Bywa, że zmiany w modelu funkcjonowania procesu są poważne. Wówczas konieczna może być modyfikacja systemu. Istotne jest to, aby dostawca oprogramowania był elastyczny i skłonny do wprowadzania zmian mających zwykle wpływ na rozwój systemu. Przedsiębiorstwa rozwijające się, poszukujące nowych obszarów biznesowych, podejmują nowe działalności. Rodzi się więc potrzeba wdrożenia specjalistycznego systemu. Przedsiębiorstwo wykorzystujące system informatyczny, który można uzupełnić o nowe moduły tego samego producenta, jest w pozycji uprzywilejowanej. Wystarczy zakupić dodatkowy moduł i przeprowadzić proces wdrożenia. Nie są w takim przypadku wymagane żadne prace integracyjne, do przeprowadzenia których należy zaprosić stronę trzecią – dostawcę innego systemu informatycznego, co generuje dodatkowe koszty i problemy. Natomiast integracja różnych modułów specjalistycznych tego samego producenta jest zjawiskiem naturalnym i nie powoduje dodatkowych kosztów, oprócz oczywistych kosztów zakupu i wdrożenia nowego modułu. Poszczególne komponenty są częścią jednego, spójnego projektu, posiadają dostęp do kartotek danych w wymaganym stopniu, a wszystkie funkcjonalności bazują na jednym, wspólnym systemie uprawnień, dzięki czemu wymagane funkcje użytkowe i dane dostępne są w ramach jednego logowania do systemu.

Zwiększenie wydajności pracy

W obecnych realiach gospodarczych przedsiębiorstwa dążą do wzrostu efektywności pracy. Oznacza to, że przy tych samych lub niższych kosztach osobowych (stanie zatrudnienia) musi zostać wykonana praca dotychczasowa lub większa. Jednym ze środków zwiększenia wydajności pracy są oczywiście odpowiednie narzędzia, takie jak system informatyczny, który powinien w jak największym stopniu automatyzować czynności użytkownika. W wielu obszarach powinny być zaimplementowane metody automatycznej walidacji danych, eliminujące możliwość popełnienia pomyłki operatorskiej lub błędu merytorycznego. Zintegrowany system informatyczny cechuje brak redundancji danych. Oznacza to jednorazowe wprowadzanie danych oraz dalsze ich wykorzystanie w postaci szczegółowej lub zagregowanej w innych modułach systemu, np. kalkulacja kosztu jednostkowego zagospodarowania odpadu na bazie danych z systemu finansowo-księgowego i systemu wagowego, załączniki do wniosku taryfowego w oparciu o dane z systemu bilingowego i finansowo-księgowego, wykonanie planu remontów dzięki informacjom z systemu finansowo-księgowego, magazynowego, płacowego, rejestru zakupu, systemu obsługi zleceń itp. Warto pamiętać o tym, że propagacja informacji w systemie zintegrowanym jest bardzo szybka. Niewykryty błąd, popełniony w momencie rejestracji danych szczegółowych, podlega agregacji tak, jak inne dane i daje błędne wyniki na wyższych poziomach agregacji (wyższych szczeblach zarządzania).Skuteczne mechanizmy kontrolne, to bardzo ważna cecha dobrego systemu zintegrowanego.

Wdrożenie nowoczesnego oprogramowania powinno być niejako komunikatem dla otoczenia zewnętrznego (klienci, rada nadzorcza, gmina itd.), że przedsiębiorstwo jest sprawnie zarządzane i otwarte na klienta. Dlatego elementem wdrożenia nowego systemu jest zwykle pakiet tzw. e-usług, czyli funkcji systemu informatycznego przedsiębiorstwa, udostępnionych dla np. odbiorców. Można tu wymienić chociażby elektroniczne biuro obsługi klienta (e-BOK), umożliwiające odbiorcom wgląd w rozrachunki czy zgłaszanie różnych spraw, możliwość rezygnacji z tradycyjnej faktury papierowej na rzecz elektronicznej e-faktury, komunikację poprzez pocztę e-mail, komunikaty SMS, współpracę z bankami w zakresie płatności masowych, poleceń zapłaty, e-faktur (np. invobill). Nowoczesne media komunikacyjne są także kanałem, za pomocą którego można szybko, tanio i skutecznie dotrzeć do klienta ze spersonalizowaną informacją.

Jak dobrze wybrać?

Osiągnięcie wymienionych celów nie będzie możliwe bez wysokiej jakości zintegrowanego systemu informatycznego. Czym kierować się przy jego wyborze? Przyjrzyjmy się podstawowym kryteriom wyboru systemu informatycznego. Ważne jest, aby dostawca był autorem oprogramowania. Łatwiej będzie wprowadzać ewentualne zmiany w systemie. To nie jest jedyny wymóg, jaki powinniśmy postawić przed dostawcą. Liczy się także doświadczenie, czas funkcjonowania na rynku, ilość wdrożeń systemów informatycznych, referencje, załoga tj. programiści, konsultanci i wdrożeniowcy. Ponadto należy wziąć pod uwagę odległość siedziby bądź oddziału dostawcy od własnego przedsiębiorstwa, kompleksowość świadczenia usług, w tym analizę optymalnej konfiguracji sprzętowej, dostawę sprzętu, instalację, analizę potrzeb, dostawy i wdrożenie oprogramowania, konserwację sprzętu i systemu, a także zasady obsługi, czyli czas reakcji potwierdzony u klientów dostawcy, możliwość obsługi zdalnej oraz osobistego wsparcia użytkownika w siedzibie przedsiębiorstwa, przewidywalność kosztów obsługi, gwarancję na oprogramowanie, częstotliwość aktualizacji wersji oprogramowania, możliwość konsultacji z autorami oprogramowania, co wpływa na rozwój i kształt systemu, oraz współpracę dostawcy z instytucjami branżowymi.

Natomiast decydując się na konkretny produkt, należy zwracać uwagę na technologię, czyli komercyjną bazę danych zapewniającą wsparcie techniczne producenta (np. ORACLE), bezpieczeństwo, tj. uprawnienia, parametryzację haseł, profile bezpieczeństwa, śledzenie transakcji, zapewnienie funkcjonalności niezbędnych w systemie, obecnie wykorzystywanych i takich, o których wiadomo, że ich brakuje. Ważna jest także skalowalność i możliwość rozwoju systemu ze względu na zmiany przepisów, pomysły i potrzeby na poziomie firmy oraz użytkownika, nowe funkcjonalności oraz moduły/systemy, możliwość dostosowania systemu do indywidualnych preferencji użytkownika, pełna integracja systemu oraz objęcie ZSI całego przedsiębiorstwa czy też otwarcie na pełną integrację z technicznymi systemami informatycznymi (GIS, telemetria). Należy mieć na uwadze fakt, że świadomy wybór systemu informatycznego wiąże się z jego oceną nie tylko pod kątem ceny, ale głównie jakości i dostępnych w nim funkcjonalności.

Ten artykuł jest dostępny dla wszystkich

Z prenumeratą cyfrową lub papierową uzyskasz
bezpłatny dostęp do wszystkich treści.

Sprawdź ofertę prenumeraty

Zaloguj się  |  Prenumerujesz? – otrzymaj dostęp

comments powered by Disqus